Comment mettre en place la signature électronique et l’horodatage ?

Garantissez l’intégrité de vos documents grâce à un horodatage qualifié au sens du règlement européen eIDAS.

À l’heure où beaucoup de choses se font en ligne, et notamment la signature d’un contrat ou d’un document, l’horodatage est indispensable. Mais l’horodatage, qu’est-ce que c’est ? C’est la date et l’heure de l’enregistrement d’un document. Lorsque vous créez un document en PDF par exemple, une date et une heure de création vont y être ajoutées, on parle alors d’horodatage. L’horodatage est aussi présent lorsque vous prenez une photo avec un appareil numérique ou avec votre smartphone par exemple.

Quelle est l’utilité de l’horodatage ? L’horodatage devient essentiel pour la dimension légale d’un document. Par exemple, votre entreprise signe un contrat avec un prestataire, mais vous vous rendez compte par la suite qu’une partie du contrat n’a pas été respectée. Si le prestataire vous confie que les faits datent d’avant la signature du contrat, l’horodatage permettra d’attester de la date et heure de la signature du contrat. Or, la date et l’heure de création d’un document sont facilement modifiables sur ordinateur, c’est pourquoi il faut faire appel à des prestataires comme Universign, qui proposent un horodatage qualifié au sens du règlement européen eIDAS.

L’importance du règlement européen eIDAS dans la signature électronique et l’horodatage

Le règlement européen eIDAS donne la garantie dans le cas d’un contrat ou document électronique de la date et heure de signature ou de création, et du caractère inchangé de ces derniers. C’est en quelque sorte un seau électronique qui donne une valeur juridique au document et sert de preuve en cas de litige ou de contestation. Le règlement européen eIDAS exige que l’horodatage exclue la possibilité d’une modification, qu’il doit être fondé sur une horloge exacte liée au temps universel coordonné (UTC). L’obtention d’un tel horodatage demande les services d’un Prestataire de Services de Confiance qualifié eIDAS.

Ainsi, vous n’aurez pas à craindre une éventuelle contestation après la signature de vos contrats et vous serez assurés d’un point de vue légal contre tout imprévu lié à la création ou signature du contrat. Tout type de document ou fichier peut être horodaté dans votre entreprise. De cette façon, vous pourrez tracer des échanges électroniques, prouver l’heure de réception d’un document, clôturer des enchères électroniques ou encore séquencer des transactions sur une plateforme d’échanges électroniques.

La signature électronique comporte beaucoup d’avantages pour votre entreprise. Tout d’abord, elle vous permettra de gagner un temps précieux. Vous réaliserez des économies sur les coûts du papier et des envois postaux. Vous inscrirez votre entreprise dans une démarche écologique indispensable de nos jours. Vous enverrez une image positive et moderne de votre entreprise. Il ne fait aucun doute que la réduction de vos délais renforcera cette image. En effet grâce à la signature électronique, vous pouvez signer en quelques minutes et cela 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cette démarche est aussi un premier pas vers une dématérialisation des documents et un archivage numérique.

Aujourd’hui, le temps est plus précieux que jamais, et vos clients apprécieront d’en gagner à la signature des documents. Cela pourrait même être une composante décisive pour un client dans son choix de prestataire !
Les démarches à mettre en place sont souvent très simples et se font en ligne. Par exemple, dans le cas d’un horodatage, il vous suffit de charger le document à horodateur sur la plateforme pour qu’il soit traité. Vous recevrez ensuite un jeton d’horodatage, c’est-à-dire un sceau électronique que vous n’aurez qu’à télécharger.

Vous l’aurez compris, proposer une signature électronique présente de sérieux avantages tant d’un point de vue marketing que pratique. L’horodatage est aussi devenu de plus en plus nécessaire au vu de l’expansion du rôle du numérique dans les entreprises. Alors si vous n’avez pas encore sauté le pas, mettez en place la signature électronique et l’horodatage.